ZOOM è il sistema di videoconferenza scelto dall’Università degli Studi di Pavia.
Questa guida si propone di introdurre all’uso di ZOOM (per tutti) e evidenziare alcune funzionalità di livello più avanzato (per i docenti). Questa guida fa riferimento alle funzionalità dell’app per Windows che differiscono di poco da quelle di altri sistemi operativi, escluse le versioni mobile/tablet.
Vi sono diversi sistemi di ZOOM, quali ZOOM Webinar, ZOOM Room e altri, l’Università degli Studi di Pavia ha acquistato e quindi si riferisce solamente a ZOOM Meeting.
Come tutte le guide che trattano un software di terze parti, con i futuri aggiornamenti i software potranno subire delle modifiche a livello grafico mantenendo inalterate le funzionalità.
In questa guida verranno trattati i seguenti punti:
- Guida ZOOM Funzionalità Base
- Guida ZOOM Funzionalità Avanzate
- Diventare Host di un meeting
- Utilizzare le Breakout Rooms
- Creare un report dei partecipanti
- Integrazione con Google Drive
Guida ZOOM Funzionalità Base (per studenti e docenti)
Di seguito una guida che tratterà i seguenti argomenti:
- Come entrare in un meeting
- La barra dei comandi (a sinistra, al centro, a destra)
- Le visualizzazioni (Gallery View, Speaker View)
- Pin Video
- Condividere lo schermo
- Elenco Partecipanti
- Chat
Video Tutorial ZOOM Base
Guida ZOOM Funzionalità Avanzate (per docenti)
Oltre agli argomenti sopra citati ci sarà una guida all’utente Host (Amministratore), quindi tratterà anche i seguenti articoli:
- Moderazione Meeting
- Breakout Rooms
- Registrazione
Scarica la guida ZOOM Avanzata
Funzionalità avanzate
Nell’uso della didattica ed esami vi sono alcune funzionalità di sicuro interesse che possono tornare utili.
Diventare Host di un meeting
L’amministratore di un meeting è quella figura (generalmente il docente o l’assistenza tecnica quando prevista) che si occupa di moderare il meeting (con funzioni già trattate quali mutare i microfoni, permettere o meno la condivisione dello schermo, registrare il meeting e altre funzioni non affrontate come impostare i sondaggi o condividere in streaming su piattaforme terze quali Youtube/Facebook). Per diventare amministratore ci sono 3 vie:
- Entrare con l’account che ha creato il meeting
- Essere nominato a sua volta dall’amministratore
- In un meeting aperto (senza amministratore) eseguire la procedura di Claim Host e inserire la Chiave denominata HostKey
Questa ultima procedura si attua quindi ai meeting aperti, ovvero dove non è presente una sala d’attesa (Waiting Room) e si può accedere prima dell’arrivo dell’amministratore.
Di seguito la video Guida
Come diventare amministratore di un meeting ZOOM
Utilizzare le Breakout Rooms
Durante i meeting esistono dei casi in cui si rileva necessario creare una stanza privata tra due o più partecipanti. Classico esempio è il riconoscimento di un candidato durante un esame o una riunione dei membri di una commissione di laurea.
Esistono due modalità suggerite per effettuare queste operazioni:
- Inserire tutti i partecipanti non voluti nella sala d’attesa (waiting room). Ha il vantaggio di essere di facile attuazione e lo svantaggio di lasciare i partecipanti in uno stato di attesa senza contatto audio/video anche con gli altri partecipanti
- Creare una stanza privata (o anche più di una) all’interno della stanza principale dove l’amministratore può muovere le persone (breakout room)
L’amministratore, una volta che ha abilitato nel suo profilo questa seconda opzione, può quindi creare le sottostanze che preferisce, nominarle a suo piacimento e muovere al suo interno i partecipanti. Essi a loro volta potranno scegliere di entrare nella nuova stanza e eventualmente rientrare nella stanza principale.
Creare e utilizzare delle breakout rooms
Creare un report dei partecipanti
Nel caso in cui per esempio meeting richiede l’elenco dei partecipanti e la loro durata all’interno del meeting è possibile effettuare il download di questi dati.
In un sistema non autenticato come quello generalmente in uso in ateneo il nome con cui ci si presenta è il nome con cui verrà salvato. Questi dati sono scaricabili dal singolo account (il docente per esempio) che può utilizzarli per esempio come registro presenze.
Scaricare la lista degli utenti connessi in ZOOM
Integrazione di ZOOM con Google Drive
Una volta disponibile la video lezione precedentemente registrata è possibile scaricarla, spostarla quindi su uno spazio esterno e quindi condividere il materiale prodotto.
Quindi, una volta loggati sul proprio profilo di ZOOM basta andare nella sezione delle registrazioni, scaricare la lezione svolta nello spazio pensato per accogliere le video-lezioni del proprio PC (per esempio la cartella Video).
Una volta a disposizione localmente è possibile caricarlo su uno spazio esterno come Google Drive, un sistema di Storage in Cloud di Google da cui è possibile la condivisione. Basterà quindi condividere la propria cartella che raccoglierà tutte le video lezioni su Kiro ed eventualmente limitare la visualizzazione agli studenti dell’Ateneo o a taluni indirizzi. Vi è anche la possibilità (opzionale) di inibire il download dei file caricati andando ad agire su ognuno di essi.